Enhetsadministratör

Är du intresserad av att i en verksamhetsnära roll stötta FOI:s chefer och medarbetare i arbetet för en säkrare värld? Är du en driven administratör som trivs med ett mångsidigt arbete där du får arbeta serviceinriktat tillsammans med andra? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete!

Om tjänsten

I rollen som administratör kommer du bistå våra chefer och medarbetare med administrativt stöd i den dagliga verksamheten. Du stöttar i olika typer av verksamhetsrelaterade frågor såsom personaladministration, ekonomiadministration och kommunikation inom enheterna.

Din vardag består även av löpande arbete i olika stödfunktioner. För att du ska trivas med arbetet tycker du om att arbeta med administration och har en genuin vilja att stödja andra med service. Du trivs att tillsammans med kollegor och chefer samordna, skapa och driva effektiva rutiner och processer inom det administrativa området.

Arbetet förutsätter även ett nära samarbete med övriga stödfunktioner på CBRN - såsom andra administratörer, avdelningssekreterare, ekonomi och HR. Exempel på administrativa arbetsuppgifter:

• Introduktion för medarbetare, examensarbetare och annan personal (ex gästforskare)
• -Avslut av anställningar
• -Minnesanteckningar från möten
• -Koordinering av internat och andra typer av möten (exempelvis lokalbokning och förtäring)
• -Koordinering av semesterförfrågningar och sammanställning av semesterlistor
• -Stöd vid planering, genomförande och dokumentation av skyddsronder
• -Stöd vid sjukanmälningar
• -Stöd vid tillbud och olycksfallsanmälan
• -Arbete i projektprocessen, offerthantering samt ekonomi
• -Stöd i ansökningar av externa forskningsmedel
• Resor inom tjänsten sker inte regelbundet men kan förekomma.
• Om enheten

Du kommer att ingå i avdelningens kansli som tillhör avdelningen CBRN-skydd och säkerhet. Kansliet består i dagsläget av 10 medarbetare i olika roller. Kansliets primära funktion är att i det dagliga arbetet utgöra en stödfunktion till avdelningens chefer såväl som till kärnverksamheten. Kansliet har verksamhet både i Umeå och i Kista.

Placeringsort för tjänsten är Umeå.

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Krav

Vi söker dig som har:

• en fullständig gymnasieutbildning
• mycket goda kunskaper i Officepaketet
• relevant och aktuell arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter de senaste 3 åren
• har erfarenhet som administratör på uppdrag av minst 2 chefer parallellt
• mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska både i tal och skrift