Administrativ handläggare – bemanna och utveckla UD:s legaliseringsexp.

UD Legaliseringar, Kansliet för stöd till mindre utlandsmyndigheter, Utrikesdepartementet

Är du en skicklig administrativ handläggare med god servicekänsla, vana att arbeta självständigt och nyfikenhet på verksamhetsutveckling? Hos oss får du möjlighet att arbeta med varierande arbetsuppgifter, ha nära kontakt med allmänheten och vara med och driva verksamhetsutveckling.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.

UD Legaliseringar tillhör Kansliet för stöd till mindre utlandsmyndigheter som ger stöd till Stockholmsbaserade sändebud (Sveriges företrädare i ett 30-tal länder där Sverige inte har någon diplomatisk representation på plats) och mindre ambassader och generalkonsulat. Kansliet har totalt 18 medarbetare, varav två personer bemannar legaliseringsexpeditionen.

UD Legaliseringars arbete innebär att intyga att svenska handlingar är undertecknade av en behörig person. Du kommer att ha ett helhetsansvar för legaliseringsexpeditionen och utveckling av verksamheten, bl.a. genom att ansvara för uppföljningen av en pågående kommittéutredning om legaliseringar och andra former av intyganden. Det ingår även att intyga/lämna ut handlingar som lämnas in av företag och privatpersoner under expeditionstid på förmiddagen måndag till torsdag. Förfrågningar besvaras via post, telefon och epost. Arbetstempot är ibland högt med ett stort antal besökare. Verksamheten är avgiftsbelagd varför det också ingår i arbetsuppgifterna att redovisa mottagna avgifter. Omkring 25 000 handlingar legaliseras årligen. I dina arbetsuppgifter ingår att hålla utbildningar, samt ett aktivt engagemang och deltagande i kansliets övriga verksamhet med administrativa och konsulära frågor.

Läs mer om UD Legaliseringar på www.regeringen.se (https://www.regeringen.se/sveriges-regering/utrikesdepartementet/legaliseringar/)

Din bakgrund

Vi söker dig som har akademisk examen, gärna juridisk eller samhällsvetenskaplig, och erfarenhet av arbete i Regeringskansliet eller på myndighet, företrädesvis inom administration och/eller med kundkontakt alternativt med konsulära frågor. Om du utöver detta har erfarenhet av legaliseringsarbete samt att driva verksamhetsutvecklingsprojekt är det meriterande.

Dina egenskaper

Vi söker dig som har ett gott omdöme, är noggrann, har god servicekänsla och god förmåga att arbeta både självständigt och i grupp. Du är en kvalitets- och resultatmedveten person som trivs med att driva processer framåt. Du har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift och hantera digitala system. Du är flexibel och har förmåga att snabbt byta fokus. Vi ser också att du har intresse för konsulära frågor och för att arbeta med kundkontakter. Goda kunskaper i engelska är ett krav och kunskaper i andra språk en merit.

Övrigt

Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Tillträde så snart som möjligt eller enligt överenskommelse.