Administratör

Avdelningen för gemensam service och administration är en avdelning inom förvaltningen vid Uppsala universitet. Avdelningen består av tre enheter som stödjer verksamheterna i Segerstedthuset och Universitetshuset samt på Campus Gotland i Visby. Vid avdelningen finns också ett ledningsstöd som arbetar med avdelningsgemensamma uppgifter och projekt.

Vi söker nu en driven och kvalificerad administratör till avdelningen.

Arbetsuppgifter

Som administratör får du ett varierat och mångfacetterat arbete med både operativa och samordnande uppgifter. Du utgör ett viktigt stöd till avdelningschef och enhetschefer inom verksamhetsplanering, uppföljning och administration.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att ta fram beslutsunderlag, sammanställa mötesanteckningar och rapporter, hantera beställningar, fakturor, avtal och upphandlingsunderlag samt samordna avdelningsgemensamma administrativa processer. En viktig del av uppdraget är att fungera som avdelningens inköpskoordinator, vilket innebär att samordna inköps- och beställningsfrågor, stödja verksamheten i arbetet med avtalstrohet och uppföljning samt vara kontaktperson gentemot universitetets inköps- och upphandlingsfunktion.

Du kommer även att ha en central roll i planering och genomförande av högskoleprovet där du tillsammans med en kollega koordinerar alla moment inför, under och efter provtillfällena.

Arbetet utförs huvudsakligen vardagar under kontorstid men kan innebära visst kvälls- och helgarbete i samband med högskoleprovets genomförande.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• relevant högskoleutbildning, t ex inom ekonomi eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• erfarenhet från administrativt arbete där myndighetsutövning ingår
• erfarenhet av arbete med inköp, beställningar, avtal eller upphandling i offentlig verksamhet
• god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

För att trivas i rollen ska du vara flexibel och lösningsorienterad och van att ta ansvar för att arbetsuppgifter blir korrekt utförda utifrån befintliga ramar i en miljö där tempot periodvis är högt. Arbetet kräver att du är strukturerad och mycket noggrann med detaljer samtidigt som du arbetar utifrån ett helhetsperspektiv och kan planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du förväntas kunna koordinera och lösa de problem som dyker upp, antingen på egen hand eller med hjälp av kollegor. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet, såsom att du är serviceinriktad och har god kommunikativ, pedagogisk och social förmåga för att bemöta människor och skapa goda och effektiva arbetsrelationer.

Önskvärt/meriterande i övrigt

Meriterande är erfarenhet av administrativt arbete inom universitet eller högskola. Har du tidigare arbetat på högskoleprovet är det ett plus. Erfarenhet av administrativa system, såsom diarie, e-arkiv, Proceedo och Raindance är önskvärt.