Ordnande och leveransförberedelse av fysiskt arkiv

Vi söker en noggrann och självgående resurs med dokumenterad praktisk erfarenhet av att ordna, strukturera och förteckna fysiska arkivhandlingar.

Personen ska ha

• Erfarenhet av praktiskt arkivarbete, inklusive sortering, rensning, förteckning och arkivläggning.
• Kunskap om arkivhantering och krav på långtidsbevarande av pappershandlingar.
• Förmåga att självständigt strukturera ett äldre och delvis oordnat arkivmaterial.
• God förmåga att dokumentera arbetet och identifiera frågor som behöver stämmas av med beställaren.

Erfarenhet av arkivarbete inom offentlig verksamhet, gärna kommunala bolag eller myndigheter, är meriterande.

Formell arkivvetenskaplig utbildning är inte ett krav.

Information om uppdraget, målsättning, resultat

Ordning av ett äldre fysiskt arkiv bestående av pärmar, lösa handlingar och annat dokumentationsmaterial. Materialet behöver inventeras, sorteras, struktureras och förberedas för leverans till Norrköpings stadsarkiv.

Den preliminära omfattningen till Stadsarkivet uppskattas till cirka 7–8 hyllmeter.

Uppdraget omfattar

• Inventera befintligt arkivmaterial och skapa en översikt över vilka handlingar som finns.
• Sortera och strukturera materialet efter verksamhet, handlingstyp och tidsperiod.
• Identifiera handlingar som ska bevaras respektive handlingar som kan vara aktuella för gallring. Osäkra bedömningar ska lyftas till beställaren. Gallring får inte genomföras utan godkänt stöd i tillämpliga gallringsbeslut.
• Rensa handlingar som ska bevaras från exempelvis pärmar, gem, plastfickor och annat material som inte är lämpligt för långtidsförvaring.
• Ordna handlingarna i aktomslag och arkivboxar enligt Stadsarkivets anvisningar.
• Märka arkivboxarna och upprätta nödvändiga förteckningar och underlag inför leverans.
• Förbereda materialet för överlämnande till Norrköpings stadsarkiv och bistå med eventuella kompletteringar som efterfrågas.

Arbetet ska utföras enligt Norrköpings stadsarkivs Rutin för leveranser av analoga handlingar till stadsarkivet (KS 2024/2087), som tillhandahålls av beställaren.

Målet med uppdraget är att äldre fysiska arkiv ska vara genomgånget, ordnat och dokumenterat, så att bevarandehandlingar kan överlämnas till Stadsarkivet enligt gällande leveransrutiner.

Förväntat resultat

• En dokumenterad översikt över det genomgångna arkivmaterialet.
• Ett ordnat och förtecknat fysiskt arkiv.
• Bevarandehandlingar förpackade och märkta enligt Stadsarkivets krav.
• Identifierade gallringsfrågor och eventuella oklarheter redovisade till beställaren.
• Underlag färdigställt för leveransförfrågan till Stadsarkivet.