Ledningskoordinator - Vikariat

I över 100 år har Mimer varit med och byggt Västerås och dess stadsdelar till vad de är idag, och det tänkte vi fortsätta göra i 100 år till, minst. Hos oss präglas arbetet av våra värderingar Omtänksamma, Nytänkande och Engagerade, men samtidigt av struktur genom hög kvalitet i det vi gör. Vår vision är att skapa hemlängtan och framtidstro. Som medarbetare hos oss kommer du få dina förmågor utmanade och vi kommer hjälpa dig att växa i din roll.

Om rollen

Som ledningskoordinator har du en central roll nära VD, ledningsgruppen och styrelsen. Du planerar och samordnar möten, håller ordning på dokumentation och ser till att underlag och information finns på rätt plats i rätt tid.

En viktig del av jobbet är att ge VD ett nära och proaktivt administrativt stöd. Du samordnar kalender, möten och kontakter samt hjälper till med praktiska förberedelser och uppföljning av åtaganden.

Du bidrar till kontinuitet och kvalitet genom att hålla ihop det löpande arbetet och se till att befintliga rutiner fungerar och följs. Rollen innebär många kontaktytor och ett stort eget ansvar, där din struktur och ditt omdöme gör skillnad i vardagen.

Typiska arbetsuppgifter

• Planera och administrera ledningsgruppens och styrelsens möten, från årsplanering och kallelser till dagordningar, mötesunderlag, protokoll och distribution av handlingar.
• Ge VD löpande administrativt stöd med kalenderplanering, mötesbokningar, kontakter och praktiska förberedelser.
• Följa upp beslut, åtgärdspunkter och åtaganden på uppdrag av VD.
• Samordna administrativa frågor och informationsflöden kopplade till VD, ledningsgruppen och styrelsen.
• Hantera dokument, diarieföring och arkivering så att handlingar är ordnade, spårbara och enkla att hitta.
• Hantera och samordna begäran om utlämnande av allmänna handlingar enligt gällande rutiner och regler.
• Hantera post, boka resor och konferenser samt vid behov samordna studiebesök och interna arrangemang.
• Bidra till att befintliga administrativa rutiner följs och att det dagliga ledningsstödet fungerar smidigt.

Vi söker dig som har

• Relevant eftergymnasial utbildning eller erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom lednings- eller styrelseadministration.
• Mycket god förmåga att planera, samordna och hantera dokumentation strukturerat och noggrant.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.
• Goda kunskaper i Officepaketet och vana att arbeta i olika digitala system, gärna mötes- och ärendehanteringssystem.
• Goda kunskaper om dokumenthantering, diarieföring och arkivering.

Erfarenhet av att hantera allmänna handlingar och kunskap om tillhörande regelverk är meriterande. Det är också meriterande om du har arbetat inom offentlig verksamhet, kommunala bolag eller andra politiskt styrda organisationer.